המסמך המקורי חייב להישאר בדיוק כמו שהיה
ההוכחה עובדת רק אם שומרים את הקובץ המקורי, בלי שום שינוי. הכספת שומרת עותק מוצפן של המסמכים שרשמתם, כדי שתמיד תמצאו את הגרסה הנכונה.
״איפה הקובץ המקורי?״
תעודה בלי הקובץ המקורי לא עוזרת. קבצים נשמרים מחדש, נפתחים ונשמרים בפורמט אחר, נמחקים או הולכים לאיבוד בין מחשבים ועובדים.
הקובץ נשמר מחדש והשתנה
פתיחה ושמירה בוורד או בתוכנת PDF יכולה לשנות את הקובץ, ואז הוא כבר לא מתאים לרישום.
העובד שרשם עזב את המשרד
הקובץ נשאר במחשב שלו, ואף אחד לא יודע איזו גרסה נרשמה.
שנים אחרי, כשיש מחלוקת
צריך למצוא את הקובץ המדויק מהר, יחד עם התעודה שלו.
עותק מוצפן, ליד התעודה
כשרושמים מסמך אפשר לבחור לשמור עותק בכספת. העותק מוצפן ונשמר במפתח נפרד לארגון שלכם, וכל מי שבצוות עם הרשאה מוצא אותו לצד התעודה.
- 1רושמים מסמך ומסמנים ״לשמור בכספת״זו בחירה. בלי הסימון, הקובץ לא מועלה בכלל.
- 2העותק מוצפן ונשמרבמפתח הצפנה נפרד לכל ארגון.
- 3מורידים בדיוק את מה שנרשםהקובץ המקורי זמין להורדה ליד התעודה שלו.
כספת · משרד לדוגמה
3 מסמכים שמורים
מה מקבלים
הקובץ המקורי, תמיד
הגרסה המדויקת שנרשמה, שמורה ליד התעודה.
גישה לצוות
מי שיש לו הרשאה בארגון מוצא את המסמך גם אם מי שרשם כבר לא במשרד.
פרטיות
מוצפן במפתח נפרד לכל ארגון. אם לא בחרתם בכספת, הקובץ לא מועלה בכלל.
מתי כדאי להשתמש בכספת
משרדי עורכי דין
- הסכמים חתומים וגרסאות סופיות
- ראיות שהתקבלו מלקוחות
- מסמכים שישמשו אולי בעוד שנים
עסקים
- חוזים עם לקוחות וספקים
- הגשות למכרזים
- מסמכי קניין רוחני
איך זה עובד מאחורי הקלעים
שמרו את המקור ליד ההוכחה
14 ימי ניסיון עם כל האפשרויות, בלי כרטיס אשראי. המחיר יעודכן בקרוב.