שלחת מכתב, והצד השני טוען שלא קיבל
שולחים מכתב התראה, דרישה או מסמך חשוב במייל, ומקבלים תיעוד מלא: מה בדיוק נשלח, מתי, מתי הגיע, מתי נפתח ומתי הורד.
״לא קיבלתי שום מכתב״
מייל רגיל לא מוכיח הרבה: אין תיעוד אם נפתח, קל לטעון שהגיע לספאם, ולפעמים יש ויכוח גם על מה בדיוק היה בקובץ המצורף.
שלחת מכתב התראה והצד השני טוען שלא קיבל
בלי תיעוד, נשארת המילה שלך מול המילה שלו.
״מה שצירפת זה לא מה ששלחת״
גם כשמודים שהמייל הגיע, אפשר לטעון שהקובץ המצורף היה גרסה אחרת.
דואר רשום לוקח ימים
לפעמים צריך תיעוד מסודר של משלוח מסמך היום, בלי לחכות לסניף הדואר.
מייל עם תיעוד מסירה, ועם המסמך עצמו רשום
הנמען מקבל מייל עם קישור מאובטח להורדת המסמך. כל שלב נרשם עם תאריך ושעה, והמסמך עצמו נרשם ברישום ציבורי, כך שאי אפשר להחליף אותו בדיעבד.
- 1מעלים את המסמך ובוחרים נמעןמכתב התראה, דרישת תשלום, הודעה לשוכר או כל מסמך אחר.
- 2הנמען מקבל מייל עם קישורהמסמך זמין להורדה בדף מאובטח. אפשר לבקש ממנו גם לאשר קבלה.
- 3אתם רואים כל שלבנשלח, נמסר לשרת הדואר שלו, נפתח, הורד, ואישור קבלה אם ניתן.
מכתב התראה · דירה ברחוב הדוגמה
נשלח אל: נמען לדוגמה
- המסמך הועלה ונרשם10:02 · טביעת האצבע נרשמה ברישום הציבורי
- המייל נשלח10:02
- ספק הדואר אישר מסירה לשרת הנמען10:03
- דף ההורדה נפתח14:37
- המסמך הורד14:38
- הנמען אישר קבלהממתין
מה יש לכם ביד אחרי השליחה
ציר זמן מסירה
כל שלב עם תאריך ושעה, במקום אחד, שאפשר להציג.
הוכחה למה נשלח
טביעת האצבע של המסמך נרשמה, כך שאפשר להראות שזה בדיוק הקובץ ששלחתם.
תיעוד שאפשר לבדוק
גם רשימת האירועים נרשמת, כך שאי אפשר להוסיף או למחוק שלבים בדיעבד.
מתאים להתכתבות שבה חשוב לדעת שהמסמך הגיע
משרדי עורכי דין
- מכתבי התראה לפני נקיטת הליכים
- דרישות תשלום והודעות לצד שכנגד
- העברת מסמכים ללקוח עם אישור קבלה
עסקים
- הודעות לשוכרים, לספקים ולקבלנים
- שליחת הצעות מחיר וחוזים לחתימה
- מסמכים שצריך להראות שנשלחו בזמן
שליחה רשומה של YHD מתעדת התכתבות: מה נשלח ומתי, ומה ידוע על המסירה. היא אינה תחליף לדרכי ההמצאה שקובע הדין לכתבי בי־דין (למשל לפי תקנות סדר הדין האזרחי), ואיננו מבטיחים קבילות משפטית. ״נמסר״ פירושו שספק הדואר אישר מסירה לשרת של הנמען; ״נפתח״ ו״הורד״ נרשמים רק כשהנמען נכנס לדף ההורדה.
איך זה עובד מאחורי הקלעים
המכתב הבא שלכם יכול לצאת עם תיעוד
14 ימי ניסיון עם כל האפשרויות, בלי כרטיס אשראי. המחיר יעודכן בקרוב.